Herkes her bölümü okumak zorunda değil. Rolünüze tıklayın.
0
Başlarken
Herkesin bilmesi gereken temel bilgiler: sistemin parçaları, roller, giriş ve ana sayfa.
0.1
Perso-X nedir? Üç parçadan oluşur
Perso-X; giriş-çıkış, puantaj, izin, fazla mesai, vardiya, avans, masraf ve kasa işlerini tek yerde toplar. Kağıt form, Excel ve WhatsApp yazışmalarının yerini alır. Üç parçası vardır:
| Parça | Nerede çalışır | Kim kullanır | Ne işe yarar |
|---|
| Web paneli | Bilgisayarda tarayıcı (Chrome, Edge) | İK, muhasebe, yöneticiler, patron | Kayıtları görmek, düzeltmek, onaylamak, rapor almak, ayar yapmak |
| Mobil uygulama | Telefon (Android, iPhone) | Herkes | QR kodu göstermek, izin, avans ve masraf istemek, onay vermek |
| Kapı terminali | Kapının yanındaki tablet | Kimse "kullanmaz"; sadece QR okutulur | Telefondaki QR'ı okuyup giriş-çıkışı anında kaydetmek |
Personel→Telefonda QR kodu→Kapıdaki tablet okur→Sunucu kaydeder→Panelde anında görünür
Telefondaki QR kodu 10 saniyede bir değişir. Başkasına gönderilen ekran görüntüsü işe yaramaz; bu sayede kimse başkasının yerine okutamaz.
Telefonu olmayan veya telefonu bozulan personel
geçici PIN ya da
kağıt QR ile giriş yapar. İK bunları panelden verir (bkz.
2.7,
2.8).
0.2
Kim neyi görür? (Roller)
Herkes panelde sadece yetkisi olan ekranları görür. Yetkiyi rol belirler. Rolü İK veya sistem yöneticisi verir (bkz. 1.7). Role bir de kapsam verilir: bütün şirket, bir lokasyon, bir departman veya bir bölge. Örneğin "Departman yöneticisi · Üretim" sadece Üretim'i görür.
| Ekran | Personel | Departman yön. | Mağaza müdürü | Bölge müdürü | İK | Muhasebe | Üst yönetici | Sistem yön. |
|---|
| Ana sayfa, Onaylarım, Duyurular, Vardiyalarım | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Günlük / aylık puantaj, Raporlar | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Puantaj düzeltme (elle kayıt) | – | – | – | – | ✓ | – | – | ✓ |
| Personel ekleme, hesap açma, rol verme | – | – | – | – | ✓ | – | – | ✓ |
| İzin ve fazla mesai ekranı | – | görür | görür | görür | yönetir | görür | görür | yönetir |
| Vardiya planı hazırlama | – | ✓ | ✓ | ✓ + onay | ✓ + onay | – | görür | ✓ |
| Avanslar, Masraflar, Bordro hazırlık | – | – | – | – | – | ✓ | görür | ✓ |
| Kasa | – | görür | görür | – | – | ✓ | görür | ✓ |
| Terminal tanımlama, firma ayarları, logo | – | – | – | – | – | – | – | ✓ |
| Denetim kaydı (kim neyi değiştirdi) | – | – | – | – | – | – | ✓ | ✓ |
Onayı kim verir? Rol değil,
onay akışı belirler. Örneğin izin önce kişinin bağlı olduğu yöneticiye, sonra İK'ya gider (bkz.
1.9).
Firmanın satın aldığı pakette kapalı olan modüller (ör. Kasa, Yapay zekâ) menüde hiç görünmez.
0.3
Panele giriş
Web paneline bilgisayardan, e-posta ve şifrenizle girersiniz. Giriş, Perso-X tanıtım sayfasındaki Giriş Yap penceresinden yapılır; çıkış yapınca da bu sayfaya dönersiniz.
5 kez yanlış şifre girilirse hesap 15 dakika kilitlenir (firmanız bu değerleri değiştirmiş olabilir). Kilitliyken doğru şifre de "hatalı" görünür ve her deneme kilidi uzatır. Bekleyin ya da İK'dan kilidi kaldırmasını isteyin.
E-postanız birden fazla firmada kayıtlıysa pencere Firma kodu ister. Kodu firmanızın yöneticisinden öğrenin.
Şifrenizi unuttuysanız İK'dan sıfırlama kodu isteyin; giriş penceresindeki Şifremi unuttum bağlantısından kodla yeni şifrenizi belirleyin.
Oturumunuzun süresi dolarsa giriş penceresi kendiliğinden açılır; giriş yapınca kaldığınız sayfaya dönersiniz.
0.4
İlk şifreyi belirleme (aktivasyon)
Hesabınız ilk açıldığında şifreniz yoktur. İK size bir aktivasyon kodu verir; bu kodla kendi şifrenizi belirlersiniz. Kod bir kez kullanılır. Telefonda aynı işi 7.1'de görebilirsiniz.
"Kod hatalı, süresi dolmuş veya kullanılmış" yazarsa İK'dan yeni kod isteyin. Yeni kod üretilince eski kod geçersiz olur.
Aynı şifre hem web panelinde hem mobil uygulamada geçerlidir.
0.5
Ana sayfayı tanıyın
Ana sayfa, şirketin o anki durumudur ve canlı güncellenir. Personel rolündeki biri burada kısa bir karşılama ekranı görür; yöneticiler şirket panosunu görür.
Tarih okları ile geçmiş bir günü de açabilirsiniz. Mavi kutu "Geçmiş bir günü görüntülüyorsunuz" der.
Doğrulanmadı kutucuğu, kapıdaki tablet internete bağlanamadığı için henüz kesinleşmeyen kişileri sayar. Bu kişiler "gelmedi" sayılmaz.
1
İlk kurulum
Sistemi ilk kez kuran kişi için. Bu işler bir kez yapılır; sonra sadece yeni personel, yeni şube gibi değişikliklerde dönülür.
Sistem yöneticisiİnsan Kaynakları
1.0
Kurulum sırası: bu sırayla gidin
Sıra önemlidir: personel eklemek için önce lokasyon, departman ve pozisyon olmalı; kapı terminali için önce lokasyon olmalı.
- Şirket bilgileriUnvan, vergi no, SGK sicil no
- LokasyonlarFabrika, ofis, mağaza, depo ve konumları
- Departman ve pozisyonlarÜretim, Muhasebe… / Operatör, Uzman…
- Çalışma saatleriÖr. 08:00–18:00, 60 dk mola
- PersonelTek tek ya da Excel'den toplu (1.6)
- Yöneticilere rolDepartman yöneticisi, İK, muhasebe…
- Onay akışlarıKim, hangi sırayla onaylar
- Kapı terminaliTablet eşleştirme
- Puantaj başlangıcıTakibin başladığı gün, izin bakiyeleri
- Logo ve renkİsteğe bağlı
- Personele telefon kurdurmaAktivasyon kodlarını dağıtın
- İlk deneme okutmasıBir kişiyle kapıda deneyin
1.1
Şirket bilgilerini girme
Raporlarda ve dışa aktarılan dosyalarda şirketin resmî bilgileri kullanılır.
Şirket kodu kaydedildikten sonra değiştirilemez. Kısa ve anlaşılır bir kod seçin.
1.2
Lokasyon (şube, fabrika, mağaza) ekleme
Personelin çalıştığı her yer bir lokasyondur. Konum ve yarıçap, telefonun "iş yerindesiniz" kontrolünde kullanılır.
Koordinat bulmak için Google Haritalar'da iş yerine sağ tıklayın ve en üstteki sayılara tıklayın; koordinat kopyalanır. Sonra koordinat kutusuna yapıştırın.
Çok küçük yarıçap (ör. 30 m) telefon GPS sapması yüzünden içerideki kişiyi "dışarıda" gösterebilir. Panel bu durumda uyarır.
Aktif personeli olan lokasyon pasifleştirilemez. Önce personeli başka lokasyona taşıyın.
1.3
Departman ve pozisyon ekleme
Departman, personelin bağlı olduğu birimdir. Pozisyon, kişinin görevidir.
Departmana yönetici atamak için satırın
⋯ menüsünden
Yönetici ata. Yöneticinin yetkileri ayrıca "Departman yöneticisi" rolüyle gelir (bkz.
1.7).
Kullanılmış departman silinemez; Pasifleştir seçeneğini kullanın. Başka departmanın altına taşımak şifre onayı ister.
1.4
Çalışma saatlerini tanımlama
Geç kalma, erken çıkma ve fazla mesai bu saatlere göre hesaplanır. Mağazalarda vardiya planı yayınlanan günlerde plan geçerlidir (bkz. 4.1).
Aynı ekranın Tatil takvimi sekmesinde resmî ve dinî tatiller hazır gelir. Firmaya özel kapalı gün için Firma tatili ekle.
Bir kişiye farklı şablon vermek için personel kartındaki Çalışma şablonu kartında Şablon ata.
1.5
Yeni personel ekleme ve hesap açma
Her çalışan için bir personel kartı açılır. Kişi uygulamayı kullanacaksa aynı anda hesabı da açılır ve bir aktivasyon kodu verilir.
Aktivasyon kodu bir kez gösterilir. Kapatmadan önce not alın veya kopyalayın. Kaybolursa Kullanıcılar ve roller ekranında Aktivasyon kodu üret ile yenisini alırsınız.
TC kimlik no şifreli saklanır ve listede maskeli görünür. Kişi aktivasyon koduyla telefonda veya bilgisayarda kendi şifresini belirler (
7.1).
E-posta zorunlu değil. E-posta alanını boş bırakırsanız kişinin giriş adı sicil no ile verilir: sicilno@firmakodu (ör. 1001@arcan). Bu adrese e-posta gitmez; kişi telefonda bu adla girer.
Çok kişiye birden: Personel ekranında Toplu hesap aç → lokasyon / departman seçin → kişileri işaretleyin → Seçilenlere hesap aç → Listeyi yazdır. Kâğıttaki satırları kesip herkese kendi giriş adını ve kodunu verin. Kodlar pencere kapanınca bir daha gösterilmez.
Aynı TC, sicil no veya e-posta ile ikinci kayıt açılamaz. Hata çıkarsa kişinin zaten kayıtlı olup olmadığına "Tümü" süzgeciyle bakın.
1.6
Excel'den toplu aktarım (çok personel varsa)
Onlarca kişiyi tek tek yazmak yerine Excel şablonunu doldurup tek seferde yükleyin. Aynı yolla lokasyon, departman, pozisyon, kullanıcı hesabı ve izin bakiyeleri de yüklenir.
Önerilen sıra: lokasyonlar → departmanlar → pozisyonlar → personel → kullanıcı hesapları → geçmiş kayıtlar ve izin bakiyeleri.
Excel sicil numarasının başındaki sıfırları siler. Sicil no sütununu Metin olarak biçimlendirin.
Personel için zorunlu sütunlar: Sicil no, Ad, Soyad, TC kimlik no, İşe giriş tarihi, Lokasyon kodu, Departman kodu, Pozisyon kodu.
1.7
Yöneticilere, İK'ya, muhasebeye rol verme
Hesabı açılan herkes önce sadece "Personel" rolündedir. Yönetici, İK veya muhasebe olacak kişilere ek rol verin.
| Rol | Ne yapar | Verilebilen kapsam |
|---|
| Departman yöneticisi | Ekibinin puantajını ve izinlerini görür, vardiya planı hazırlar; onay akışındaysa talepleri onaylar | Departman, Lokasyon, Bölge |
| Mağaza müdürü | Tek mağazanın vardiya planı ve günlük takibi | Lokasyon |
| Bölge müdürü | Bölgedeki mağazaların planlarını onaylar ve düzeltir | Tüm şirket, Lokasyon, Bölge |
| İnsan kaynakları | Personel, puantaj düzeltme, izin, hesaplar, telefon sorunları | Tüm şirket, Lokasyon, Bölge |
| Muhasebe | Avans, masraf, kasa, bordro hazırlık | Tüm şirket, Lokasyon, Bölge |
| Üst yönetici | Her şeyi görür, raporlar ve analiz | Tüm şirket, Lokasyon, Bölge |
| Sistem yöneticisi | Bütün yetkiler, terminal ve firma ayarları | Tüm şirket |
Kimse kendi rolünü değiştiremez; başka bir yetkili yapmalıdır. Bir şubenin İK'sı (lokasyon kapsamlı), kendinde olmayan yetkiyi içeren bir rolü veremez; o rolü tüm şirket yetkilisi verir.
Rol değişince kişinin oturumu yenilenir; yeni ekranları hemen görür.
1.8
Kapı terminalini tanımlama ve tableti eşleştirme
Her giriş kapısı için panelde bir terminal açılır ve kapıdaki tablet bu terminale eşleştirilir. Tablet tarafı 8.1'de anlatılıyor.
Eşleştirme kodu 10 dakika geçerlidir ve bir kez kullanılır. Süresi dolarsa pencerede Yeni kod al.
Aynı terminale yeni bir tablet eşleştirilirse eski tabletin bağlantısı kesilir. Tablet değiştirirken bunu kullanın.
Kapı durumu sekmesi her tabletin çevrimiçi olup olmadığını, son sinyal saatini ve bekleyen okutmaları gösterir.
1.9
Onay akışlarını ayarlama
İzin, fazla mesai, avans, masraf ve vardiya planı talepleri kimlerden, hangi sırayla onay alacak? Hazır bir akış gelir; firmanıza göre değiştirin.
Avans ve masrafta bir adıma tutar eşiği verebilirsiniz: ör. 5.000 ₺ altı taleplerde o adım atlanır.
Onay adımı hiç yoksa talepler kendiliğinden onaylanır. Onaylayacak kimse bulunmayan talepler "Bekleyen talepler" sekmesinde Takıldı olarak görünür.
1.10
Puantaj başlangıcı ve eski verileri taşıma
Sistemin puantaj tutmaya başladığı gün önemlidir: bundan önceki günler "takip öncesi" sayılır, kimse devamsız görünmez. Eski sistemden izin bakiyesi, giriş-çıkış ve fazla mesai aktarımı da buradan yönetilir.
Hiç tarih girmezseniz, ilk giriş-çıkış kaydının günü kendiliğinden başlangıç olur.
Başlangıç tarihini sadece Sistem yöneticisi değiştirebilir; değişiklik raporları geriye dönük değiştirir. Kilitli dönem varsa değişiklik yapılamaz.
Şubeler farklı günlerde başladıysa aynı ekrandaki Şube istisnaları kartından her şubeye kendi tarihini verin.
1.11
Logo ve kurumsal renk
Panel ve giriş ekranı firmanızın adı, logosu ve rengiyle görünür. Bu ayarları sistem yöneticisi değiştirir.
SVG logo güvenlik nedeniyle kabul edilmez; PNG, JPEG veya WEBP kullanın.
1.12
Genel parametreler (kurallar)
Geç kalma toleransı, mola kuralları, fazla mesai hesabı, şifre kuralları, bildirim saatleri gibi kurallar Adınız → Genel parametreler ekranındadır. Hazır değerler 4857 sayılı İş Kanunu'na göre ayarlıdır; çoğu firma değiştirmeden kullanır.
| Ne yapmak istiyorsunuz? | Nasıl |
|---|
| Bir kuralı değiştirmek | Satırda Değiştir → Yeni değer → Geçerlilik (bugünden veya ileri bir tarihten) → Değişiklik gerekçesi (zorunlu) → Kaydet |
| Eskiden ne değerdeydi? | Satırda Geçmiş |
| Bir şubede farklı kural | Satırda İstisnalar → İstisna ekle → Lokasyon veya Departman. Öncelik: departman → lokasyon → şirket. |
| Sadece değiştirdiklerimi görmek | Üstte Sadece değiştirilmişler |
Değer yasal sınırın dışındaysa panel uyarır ama kaydetmenize izin verir. Bu durumda gerekçeyi açıkça yazın ve hukukçunuzla teyit edin.
Herkes her grubu değiştiremez: İK puantaj, izin, mesai, vardiya gibi grupları; muhasebe avans, masraf ve kasa gruplarını değiştirir. Diğerleri "Salt okunur" görür.
2
İnsan Kaynakları: günlük işler
Unutulan okutmalar, izinler, telefon sorunları, şifreler ve işten çıkışlar.
İnsan KaynaklarıSistem yöneticisi
2.1
Günlük puantaj ve unutulan okutmayı düzeltme
Günlük puantaj, bir günün kişi kişi sonucudur. En sık iş: çıkışta okutmayı unutan kişinin çıkışını elle eklemek.
Yanlış bir kaydı düzeltmek için satırda Düzelt; hiç olmaması gereken bir kayıt için İptal et. İkisinde de eski kayıt silinmez, üstü çizili görünür.
Kimse kendi giriş-çıkış kaydını ekleyemez veya değiştiremez; başka bir İK yetkilisinden isteyin.
Dönem kilitliyse (bkz.
2.2) o günlere değişiklik yapılamaz.
2.2
Aylık puantaj ve dönemi kilitleme
Aylık puantaj bordro için ana tablodur. Ay kapanınca dönemi kilitleyin; böylece bordrodan sonra kimse kayıt değiştiremez.
Excel'e almak için sağ üstte Dışa aktar → Excel (.xlsx).
Dönemi İK ve muhasebe kilitleyebilir; kilidi açmak ise yalnızca Sistem yöneticisine açıktır ve gerekçe yazmak zorunludur.
2.3
Personel adına izin veya mazeret girme
Personel iznini normalde telefondan ister (7.3). Telefonu olmayan biri için ya da geçmiş tarihli bir raporu girmek için İK panelden girer.
Mazeret (saatlik izin) için İzin türünde "(Saatlik)" yazan türü seçin; bu kez Gün ve Saat aralığı sorulur.
İzin talebinin onay kararı bu ekranda verilmez: kararı veren kişi
Onaylarım ekranını kullanır (
3.1).
Onaylanmış bir izni iptal etmek için talebi açın ve İzni iptal et. Gün puantajdan ve bakiyeden çıkar, personele bildirim gider.
2.4
Yıllık izin açılış bakiyelerini girme
Sisteme geçerken her kişinin eski sistemden kalan yıllık izin günü girilmelidir. Girilmezse bakiye "Tahmini" görünür. Yıllık izin hakkı kıdem yılı dolunca kendiliğinden eklenir (4857 m.53).
Bakiyede bir hatayı düzeltmek için aynı pencerede Bakiye düzeltmesi: Gün (±), Geçerlilik tarihi ve Açıklama.
2.5
Fazla mesai ekranı
Sol menüde Fazla mesai. Fazla mesai hem giriş-çıkıştan kendiliğinden hesaplanır hem de personelin talebiyle gelir. Üç sekme vardır:
| Sekme | Ne gösterir |
|---|
| Dönem özeti | Kişi kişi fazla çalışma (×1,5), fazla sürelerle çalışma (×1,25), onaylı süre, ücrete ve serbest zamana giden, tatil çalışması. Satıra tıklayınca haftalık hesap açılır. |
| Talepler | Personelin fazla mesai talepleri ve durumları. "Onay yok" uyarısı: kişinin yazılı fazla çalışma onayı kayıtlı değil. |
| Yıllık takip (270 saat) | Yasal yıllık sınıra ne kadar yaklaşıldığı: "Sınır içinde", "Sınıra yaklaştı" (%90), "Sınır aşıldı". |
Firmada fazla mesai onayı zorunluysa onaylanmayan süre ödenmez; sadece "fazla çalışma" olarak görünür.
Kişinin yazılı fazla çalışma onayını personel kartında Diğer işlemler → Fazla çalışma onayı ile girin. Personel adına mesai girmek için sağ üstte Personel adına fazla mesai.
2.6
Yeni telefonu onaylama
Güvenlik için her kişinin QR kodu tek bir telefona bağlıdır. Kişi telefon değiştirdiğinde yeni telefon İK onayı bekler; onaylanmadan QR çıkmaz.
Telefon kaybolduysa veya çalındıysa o telefonun satırında İptal et → neden "Kayıp / çalıntı". O telefonla artık giriş yapılamaz.
2.7
Telefonu bozulana geçici PIN verme
Telefonu bozulan, kaybolan veya yanında olmayan kişi, kapıdaki tablette sicil no + PIN ile giriş-çıkış yapar (8.3).
PIN'i mesajla veya fotoğrafla göndermeyin; yüz yüze söyleyin. Kişinin eski PIN'i varsa yenisi verilince iptal olur.
Süreyi uzatmak için listede Uzat. Telefon düzelince İptal et.
2.8
Telefonu olmayana kağıt QR verme
Telefonu olmayan, günlük çalışan veya yeni başlayan kişiye kağıda basılmış tek kullanımlık QR verilir. Kağıt tablete normal QR gibi okutulur.
QR metinleri sunucuda saklanmaz: yazdırma penceresini kapattıktan sonra aynı kağıt yeniden basılamaz. Kaybolursa iptal edip yenisini üretin.
2.9
Şifresini unutan veya hesabı kilitlenen kişi
En sık gelen telefon budur. İK iki şey yapabilir: kilidi kaldırmak ve şifre sıfırlama kodu vermek.
Kendi hesabınız için kod üretemezsiniz; başka bir yetkiliye yaptırın. Sistem yöneticisi hesabına sadece sistem yöneticisi kod üretebilir.
Kişi hiç giriş yapmadıysa (hesap "Aktivasyon bekliyor") aynı menüde Aktivasyon kodu üret çıkar.
2.10
İşten çıkış kaydı
İşten ayrılan kişinin bütün erişimi tek işlemle kapanır: panel, telefon, PIN, kağıt QR.
Bu işlem geri alınamaz. Yanlış kişi seçtiyseniz kaydetmeden önce vazgeçin; kaydettiyseniz sistem yöneticisine başvurun.
Geçici ayrılık için (ör. ücretsiz izin) çıkış yerine personel kartında Diğer işlemler → Askıya al kullanın.
2.11
Duyuru yayınlama
Duyurular herkesin telefonuna bildirim olarak gider ve panelde görünür. WhatsApp grubu yerine kullanılır.
2.12
Raporlar ve Excel'e aktarma
Dönem özeti, geç kalanlar ve devamsızlık raporları. Hepsi Excel, CSV veya PDF olarak alınır.
Her dışa aktarma kayda geçer (KVKK). Excel ve CSV indirme yetkisi personel rolünde yoktur.
4
Departman, mağaza ve bölge yöneticileri
Vardiya planı hazırlamak, günü takip etmek ve telefondan onay vermek.
Departman yöneticisiMağaza müdürüBölge müdürü
4.1
Haftalık vardiya planı hazırlama
Mağaza ve vardiyalı çalışan birimler için. Plan, kuralları kendisi denetler (üst üste çalışma günü, dinlenme süresi, açılış-kapanış sorumlusu…). Onaylanınca personelin telefonuna gelir ve puantaj bu plana göre hesaplanır.
Hazır vardiya tipleri: Sabah (Açılış) 09:30–18:30, Akşam (Kapanış) 13:30–22:30, Orta 11:30–20:30, Full 10:00–22:00, Part-time 17:00–22:00, Off, İzinli, Raporlu, Mazeret / Görev, Eğitim, Resmi tatil. Vardiya şablonları ekranından firmanıza göre değiştirilir.
Bir gün başlığına tıklayınca o güne, bir kişinin adına tıklayınca o kişiye toplu işlem yapılır (ör. "Önceki günü kopyala").
Yayındaki planı değiştirmek için Revizyon aç. Yenisi yayınlanana kadar eski plan geçerlidir.
4.2
Mağazam bugün: gelmeyenin yerine birini atama
Bugünün planı ile gerçek giriş-çıkışları yan yana, canlı görürsünüz: kim içeride, kim gecikiyor, kim gelmedi.
Gelmeyen kişinin izin veya mazeretini İK girer; "Yerine birini ata" sadece o günün vardiyasını doldurur.
4.3
Bölge müdürü: planları onaylama
Mağaza müdürünün gönderdiği plan, bölge müdürünün Onaylarım ekranına "Vardiya planı" olarak düşer.
- Onaylarım'ı açınTür süzgecinde "Vardiya planı"
- Satırdaki göz simgesine tıklayın"Planı tam ekranda aç" ile ızgarayı görün
- Kural uyarılarına bakınSarı uyarılar için müdürün notunu okuyun
- Onayla, Reddet veya RevizeRevize için ne değişeceğini yazın
Bölge müdürü planı kendisi de düzeltebilir ve başka mağazadan geçici görevlendirme yapabilir.
4.4
Telefondan onay verme
Yönetici ve İK, onayları bilgisayar başında olmadan telefondan verir. Telefondaki ana sayfa, ekibin bugünkü durumunu da gösterir.
5
Muhasebe
Avans ödeme ve kesintiler, masraf ödeme, kasa ve bordro hazırlığı.
MuhasebeÜst yönetici (görür)
5.1
Onaylanan avansı ödeme
Personel avansı telefondan ister (7.7); onaylar tamamlanınca "Ödeme bekliyor" durumuna gelir. Ödemeyi muhasebe kaydeder.
Personel ister→Onay bekliyor→Ödeme bekliyor→Ödendi→Geri ödeniyor→Kapandı
Personel adına avans girmek için sağ üstte Personel adına avans.
Ortak / patron avansı onay akışından geçmez; ikinci bir yetkili Teyit et der (4 göz kuralı). Kaydeden kişi teyit edemez.
Kendi avansınızda işlem yapamazsınız; başka bir yetkili yapmalıdır.
5.2
Maaş kesintileri ve bordro hazırlık
Perso-X bordro yapmaz; bordroyu hazırlayana ayın kesinti ve iade listesini verir. Bordrodan sonra kesilen tutarlar burada teyit edilir.
Finans → Bordro hazırlık ekranında ayı seçip Excel indir: avans kesintileri ve maaşla ödenecek masraf iadeleri kişi kişi gelir. Bu dosyayı bordroyu hazırlayan kişiye verin.
5.3
Masraf formunu ödeme ve kapatma
Personel masrafı telefondan fişin fotoğrafıyla girer (7.6). Onaylanan form muhasebeye gelir.
Personel girer→Onay bekliyor→Onaylandı→Ödeme yap→Asıllar teslim alındı→Kapandı
Kategoriler sekmesinde masraf kategorilerini (Gıda, Kırtasiye, Ulaşım, Teknik…), KDV oranını, fiş zorunluluğunu ve tavan tutarlarını ayarlayın.
"Maaşla" ödenen masraf, o ayın Bordro hazırlık paketine "masraf iadesi" olarak girer.
5.4
Kasa: para girişi, çıkışı ve gün sonu sayımı
Mağaza, fabrika ve merkez kasalarının nakit hareketleri. Nakit ödenen avans ve masraflar kasa defterine kendiliğinden düşer.
Kayıtlar silinmez. Hatalı bir hareket, defterdeki satırın Ters kayıt simgesiyle düzeltilir.
Kasalar arası para aktarmak için Transfer; hareket iki kasaya birden işlenir.
7
Personel: telefondan kullanım
Bu bölümü personele gösterin veya bağlantısını gönderin. Her iş birkaç dokunuştur.
PersonelHerkes
7.1
Uygulamayı kurma ve ilk giriş
İlk girişte İK'nın verdiği aktivasyon kodu gerekir. Sonra e-posta (veya İK'nın verdiği giriş adı, ör. 1001@arcan) ve şifrenizle girersiniz; oturumu kapatmadıkça tekrar sorulmaz.
Şifrenizi unuttuysanız aynı ekranda Şifremi unuttum sekmesini kullanın; İK'dan sıfırlama kodu isteyin.
7.2
QR kod ile giriş ve çıkış
İşe gelince ve çıkarken kapıdaki tablete telefonunuzdaki QR kodu gösterirsiniz. Kayıt anında panele düşer.
QR ekranı açılınca telefonun parlaklığı kendiliğinden en yükseğe çıkar.
İnternetiniz yoksa QR yine çalışır (ilk kullanımda bir kez internet gerekir). Sonucu tablet ekranında görürsünüz.
Yeni telefona geçtiyseniz QR hemen çıkmaz: "Cihazınız onay bekliyor" yazar. İK onaylayınca açılır (
2.6).
7.3
İzin isteme
Yıllık izin, ücretsiz izin, rapor ve diğer izinler telefondan istenir. Kağıt form gerekmez.
Telefondan belge yüklenmez. İzin türü belge istiyorsa (ör. rapor) belgeyi İK'ya elden verin.
Ana sayfadaki İzin iste kısayolu da aynı ekranı açar.
7.4
Mazeret bildirme (saatlik izin)
Geç gelme, erken çıkma veya gün içinde birkaç saat ayrılma için.
7.5
Fazla mesai bildirme
Planlı fazla mesai için önceden, yapılmış fazla mesai için sonradan talep açılır.
Fazla çalışma için yazılı onayınız kayıtlı değilse uyarı çıkar. Hesabım → Hukuki metinler'den onay beyanını kabul edebilir veya İK'ya iletebilirsiniz.
7.6
Masraf girme ve fiş fotoğrafı
Şirket için yaptığınız harcamayı fişin fotoğrafıyla girersiniz. Birkaç satırı aynı forma ekleyip birlikte gönderebilirsiniz.
Kağıt fişin aslını atmayın; muhasebe isterse teslim edin. Bazı kategorilerde fiş fotoğrafı zorunludur.
İnternet yokken girilen masraflar Hesabım → Gönderim kuyruğu'nda bekler ve bağlantı gelince kendiliğinden gönderilir.
7.7
Avans isteme
Maaş avansı maaşınızdan taksitle kesilir. İş avansı iş için harcanır ve masraf formuyla kapatılır.
Borcunuzu ve kalan taksitleri Hesabım → Avans hesabım'da görürsünüz.
7.8
Taleplerimi takip etme, düzeltme, iptal
Her talebin durumunu ve kimde beklediğini görürsünüz. Sonuç ayrıca bildirim olarak gelir.
7.9
Vardiyalarım ve vardiya değişimi
Yayınlanan vardiyanız telefona gelir. Arkadaşınızla vardiya takası da buradan istenir.
7.10
Diğer ekranlar
Hepsi alttaki Hesabım sekmesinde veya ana sayfadaki kısayollarda.
| Ekran | Ne işe yarar |
|---|
| Puantajım | Takvimde her günün giriş-çıkışları. Yeşil: giriş + çıkış tamam, mavi: tek okutma, turuncu: incelemede. |
| İzin bakiyem | Kullanılabilir yıllık izin, kullanılan, onayda olan ve sonraki hak ediş tarihi. |
| Gelen (alt sekme) | Bildirimler. Dokununca ilgili ekran açılır. |
| Duyurular | Şirket duyuruları. Onay isteyenlerde Okudum, anladım'a dokunun. |
| Alarmlarım | İşe zamanında kalkmak için akıllı alarm. Vardiyanıza göre saat önerir; seçtiğiniz görevi (soru, şifre, QR okutma) yapmadan susmaz. |
| Konum ve mesai uyarıları | Vardiya başladığı hâlde giriş yoksa ya da mesaide iş yerinden ayrıldıysanız hatırlatma gelir. Sadece vardiya saatlerinde çalışır; konumunuzun kendisi sunucuya gönderilmez. |
| Oturumu kapat | Çıkış yapar; telefon kaydınız kalır, tekrar girişte kod gerekmez. |
| Bu cihazı kaldır | Telefonu başkasına verirken veya yeni telefona geçerken. Sonra İK'ya haber verin. |
8
Kapı terminali (tablet)
Kapıdaki Android tablet: kurulumu, ekrandaki mesajlar ve telefonu olmayanlar için PIN.
Sistem yöneticisiTerminal sorumlusuHerkes (mesajlar)
8.1
Tableti kurma ve eşleştirme
Önce panelde terminali tanımlayın (1.8); ekranda çıkan kodu tablete yazacaksınız.
APK kurulurken Android "bilinmeyen kaynak" izni ister; verin. Play Protect uyarısında Yine de yükle.
Personelin uygulamadan çıkamaması için: Ana ekran tuşu → Perso-X Terminal → Her zaman.
Gizli yönetim menüsü: ekranın sol üst köşesine 5 saniye basılı tutun. Sayfayı yenileme ve eşleştirmeyi kaldırma buradadır.
8.2
Tablet ekranındaki renkler ne demek?
Her okutmadan sonra tablet birkaç saniye bir mesaj gösterir. Rengine bakmanız yeterli.
Kırmızı ekranda kayıt alınmamıştır. Mesajdaki sorunu düzeltip tekrar okutun; olmazsa İK'ya haber verin.
8.3
PIN ile giriş (telefonu olmayanlar için)
İK'nın verdiği geçici PIN ile telefonsuz giriş-çıkış (2.7). Kağıt QR ise normal QR gibi kameraya gösterilir.
Çok fazla hatalı PIN girilirse bir süre beklemek gerekir: "Çok fazla hatalı deneme. Birkaç dakika sonra tekrar deneyin."
Kağıt QR tek kullanımlıktır. "Bu kağıt QR daha önce kullanıldı" yazarsa İK'dan yenisini isteyin.
8.4
İnternet kesilirse ne olur?
Tablet sağ üstte Çevrimiçi (yeşil nokta) veya Bağlantı yok (kırmızı nokta) gösterir.
| Durum | Ne olur | Ne yapılmalı |
|---|
| Okutma anında internet yok | Kırmızı mesaj: "Kayıt alınamadı. Bağlantıyı kontrol edip tekrar deneyin veya İnsan Kaynakları'na bildirin." Kayıt oluşmaz. | İnternet gelince tekrar okutun. Gelmezse İK sonradan elle kayıt ekler (2.1). |
| Sunucuya hiç ulaşılamıyor | Tam ekran "Sunucuya ulaşılamıyor" ve 15 saniyelik geri sayım; sayfa kendiliğinden yeniden dener. | Wi-Fi'yi ve modemi kontrol edin. Şimdi dene'ye dokunun. |
| Tablet uzun süredir kapalı | Panelde zil çekmecesinde "… çevrimdışı" uyarısı; o lokasyondaki kişiler "Doğrulanmadı" görünür, devamsız sayılmaz. | Tablet açık ve şarjda mı, uygulama açık mı kontrol edin. |