PDKS ne demek?
PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi'nin kısaltmasıdır. Personelin işyerine ne zaman geldiğini ve ne zaman çıktığını bir cihaz veya yazılım üzerinden kaydeder. Bu kayıtlardan günlük ve aylık puantaj çıkar: kim kaç saat çalıştı, kim geç kaldı, kim erken çıktı, kim fazla mesai yaptı.
Eskiden PDKS denince akla duvara monte edilen kartlı ya da parmak izli bir cihaz gelirdi. Bugün aynı iş akıllı telefon, kapıdaki bir tablet ve bulut tabanlı bir yazılımla da yapılabiliyor. Değişmeyen şey amaç: kağıt imza föyünü ve Excel tablolarını ortadan kaldırıp güvenilir, değiştirilemez bir kayıt tutmak.
PDKS ne işe yarar?
- Doğru puantaj: Giriş-çıkış saatleri elle yazılmaz; çalışma süresi otomatik hesaplanır.
- Fazla mesai ve eksik çalışma: Haftalık süreyi aşan çalışmalar, geç kalmalar ve erken çıkışlar kendiliğinden ortaya çıkar.
- Bordroya hazır veri: Ay sonunda muhasebeye giden puantaj tek tıkla Excel veya PDF olarak alınır.
- Anlık durum: Yönetici o an kimin işte, kimin izinli, kimin gelmediğini görür.
- Uyuşmazlıkta kayıt: Ücret ve fazla mesai anlaşmazlıklarında düzenli tutulmuş giriş-çıkış kayıtları önemli bir dayanaktır.
PDKS türleri nelerdir?
Piyasadaki sistemler, personelin kendini nasıl tanıttığına göre ayrılır:
| Tür | Nasıl çalışır? | Artısı | Dikkat edilecek |
|---|---|---|---|
| Kartlı | Personel kartını okuyucuya okutur. | Hızlı, alışılmış. | Kart başkasına verilebilir; kart ve okuyucu maliyeti var. |
| Parmak izi | Parmak izi cihazda eşleştirilir. | Başkası yerine okutmak zor. | Biyometrik veri KVKK'da özel nitelikli veridir; daha sıkı şartlara bağlıdır. |
| Yüz tanıma | Kamera yüzü tanır. | Temassız. | Parmak izi gibi biyometrik veridir; cihaz maliyeti yüksektir. |
| QR kodlu (mobil) | Personel telefonundaki kodu kapıdaki terminale okutur. | Ek cihaz az, kurulum hızlı, biyometrik veri yok. | Kod dinamik olmalı; yoksa ekran görüntüsüyle kandırılabilir. |
Pek çok işletme bunları birlikte kullanır: personelin çoğu telefonla, telefonu olmayanlar kartla geçer. Önemli olan, bütün kayıtların aynı puantaja düşmesidir.
Bir PDKS'de nelere dikkat etmelisiniz?
- Kandırılamaz olmalı. Sabit bir QR kod veya başkasına verilebilen kart, "arkadaşı yerine okutma" sorununu çözmez. Dinamik QR (birkaç saniyede bir değişen, tek kullanımlık kod) bu riski büyük ölçüde kapatır.
- Telefonu olmayanı unutmamalı. Telefonu bozulan, şarjı biten veya akıllı telefonu olmayan personel için kart, kağıda basılmış geçici kod ya da PIN gibi bir yedek yol olmalı.
- İnternet kesintisine dayanıklı olmalı. Kapıdaki cihaz internet koptuğunda okutmaları saklayıp bağlantı gelince göndermeli.
- Vardiyayı bilmeli. "Geç kaldı" demek için personelin o gün hangi saatte başlaması gerektiğini bilmek gerekir. Vardiya planıyla bağlı olmayan PDKS yarım iş yapar.
- İzin ve mesaiyle konuşmalı. İzinli personel "gelmedi" görünmemeli; onaylı fazla mesai puantaja kendiliğinden işlenmeli.
- KVKK'ya uygun olmalı. Veri nerede duruyor, kim görüyor, ne kadar saklanıyor? Ayrıntılar için PDKS yasal mı? rehberine bakın.
- Dışa aktarılabilmeli. Puantajı Excel, PDF veya CSV olarak alıp muhasebeye verebilmelisiniz.
Bulut mu, kendi sunucunuz mu?
Bulut PDKS'de yazılım ve veri hizmet sağlayıcının sunucusundadır; kurulum hızlıdır, güncellemeler otomatik gelir, birden fazla şube tek ekrandan izlenir. Kendi sunucunuzda çalışan sistemde ise veri binanızdan çıkmaz; bunun karşılığında sunucunun bakımı ve yedeği sizin sorumluluğunuzdadır. Çok şubeli ve sahada çalışanı olan işletmeler için bulut genellikle daha pratiktir. Perso-X ikisini de destekler.
PDKS ile puantaj aynı şey mi?
Değil. PDKS ham kaydı tutar: "Ahmet 08:12'de girdi, 18:04'te çıktı." Puantaj ise bu kaydı kurallarla yorumlar: Ahmet'in vardiyası 08:00'de başlıyordu, 12 dakika geç kaldı; o gün 9 saat çalıştı, haftalık toplamı 47 saate ulaştı, 2 saat fazla mesai oluştu. İyi bir sistem ikisini birlikte yapar; ham kayıtla puantaj arasında Excel'e ihtiyaç bırakmaz.
Perso-X'te PDKS nasıl çalışır?
Perso-X'te personel telefonundaki uygulamada her 10 saniyede yenilenen QR kodu kapıdaki tablete okutur; okutma saniyesinde yöneticinin ekranına düşer. Telefonu olmayanlar NFC kartla veya İK'nın verdiği geçici kodla geçer. Okutmalar vardiya planı, izinler ve fazla mesai onaylarıyla birleşip aylık puantaja dönüşür. Ayrıntılar: Nasıl çalışır.