Vardiya planı nedir?
Vardiya planı, hangi personelin hangi gün, hangi saatler arasında çalışacağını gösteren çizelgedir. Üretim tesislerinde günü iki ya da üç postaya bölmek, mağazalarda açılış-kapanış saatlerini kapatmak, depolarda yoğun saatlere yeterli kişi koymak için kullanılır. Plan aynı zamanda puantajın da temelidir: "geç kaldı" ya da "fazla çalıştı" demek için personelin o gün ne zaman çalışması gerektiğini bilmek gerekir.
Uymanız gereken temel kurallar
| Kural | Özet |
|---|---|
| Haftalık çalışma | En çok 45 saat; aşan kısım fazla çalışmadır. |
| Günlük çalışma | Fazla çalışmalar dahil günde 11 saati aşamaz. |
| Gece çalışması | Gece döneminde (20.00–06.00 arası) çalışma kural olarak 7,5 saati geçemez. |
| Ara dinlenmesi | 4 saate kadar işte 15 dakika, 4–7,5 saat arası işte yarım saat, 7,5 saati aşan işte 1 saat. |
| Hafta tatili | Yedi günlük dönem içinde kesintisiz en az 24 saat dinlenme. |
| Vardiyalar arası | Günlük çalışmasını bitiren personel, en az 11 saat kesintisiz dinlenmeden yeni postada çalıştırılamaz. |
| Gece postası rotasyonu | Postalar hâlinde çalışılan işlerde iki haftalık nöbetleşme uygulanır: bir çalışma haftası gece postasında çalışan personel, sonraki hafta gündüz postasına alınır. |
Ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz. Bu nedenle 08.00–18.00 vardiyası, 1 saat ara dinlenmesiyle 9 saatlik çalışma demektir.
Vardiya planı adım adım
- İhtiyacı çıkarın. Gün ve saat bazında kaç kişiye ihtiyaç var? Mağazada açılış ve kapanış, üretimde hat sayısı, depoda sevkiyat saatleri belirleyicidir.
- Vardiya şablonlarını tanımlayın. Sabah, akşam, gece gibi kalıpları saatleri ve molalarıyla bir kez tanımlayın; her hafta sıfırdan yazmayın.
- Personeli dağıtın. İzinleri, raporları ve personelin yetkinliklerini dikkate alın. Hafta tatillerini adil dağıtın.
- Kurallara karşı kontrol edin. Haftalık saat, günlük 11 saat, vardiyalar arası 11 saat dinlenme ve gece postası sınırını kontrol edin.
- Onaylayın ve yayınlayın. Planı personele zamanında duyurun; son dakika değişiklikleri en aza indirin.
- Değişimleri yönetin. Personelin kendi arasındaki vardiya değişimi taleplerini onay akışıyla yürütün; kim kiminle değişti kayıt altında olsun.
Excel'le vardiya planlamanın sınırları
Excel küçük bir ekip için başlangıçta yeterli görünür. Ancak personel sayısı arttıkça şu sorunlar baş gösterir: izinli personelin plana yazılması, aynı kişinin iki yere yazılması, haftalık saatin ve dinlenme sürelerinin elle kontrol edilmesi, değişikliklerin WhatsApp'ta kaybolması ve en önemlisi planın giriş-çıkış kayıtlarıyla karşılaştırılamaması. Bir noktadan sonra plan bir yerde, gerçekleşen başka bir yerde kalır.
Sektöre göre ipuçları
- Üretim: Üç postalı düzende gece postasının haftalık nöbetleşmesini baştan planlayın. Ayrıntılar: Üretim tesisleri.
- Mağaza: Mağaza açılış saatlerine göre minimum kişi sayısını belirleyin; mağazalar arası görevlendirmeyi plana yazın. Ayrıntılar: Mağaza zincirleri.
- Depo ve lojistik: Sezon yoğunluğunda fazla mesai ihtiyacını önceden planlayıp 270 saat sınırını izleyin. Ayrıntılar: Depo ve lojistik.
Perso-X'te vardiya planlama
Perso-X'te vardiya şablonları bir kez tanımlanır, plan haftalık görünümde sürükleyerek hazırlanır. İzinli personel plana kendiliğinden yansır; kural ihlali olan hücreler uyarı verir. Plan onaydan geçip yayınlanınca personelin uygulamasına düşer; değişim talepleri ve mağazalar arası görevlendirmeler onay akışıyla yürür. Giriş-çıkışlar plana göre değerlendirildiği için geç kalma ve fazla mesai doğru hesaplanır. Ayrıntılar: Vardiya planlama.
Bilgilendirme amaçlıdır. Bu yazı 4857 sayılı İş Kanunu ve 6698 sayılı KVKK'nın 10 Ekim 2026 itibarıyla genel kurallarını özetler; hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize, İK uzmanınıza veya bir avukata danışın; toplu iş sözleşmesi ve iş sözleşmenizdeki daha lehe hükümler saklıdır.