QR kodlu takip nasıl çalışır?
- Personel uygulamayı açar. Telefonundaki uygulamada kendine ait bir QR kod görür.
- Kapıdaki terminale okutur. Girişteki tablet (veya bir okuyucu) kodu kameradan okur.
- Sunucu doğrular ve kaydeder. Kodun kime ait olduğu, geçerli olup olmadığı kontrol edilir; giriş ya da çıkış saati kaydedilir ve yöneticinin ekranına düşer.
Tersi de mümkündür: kapıya sabit bir QR asılır, personel onu telefonuyla okutur. Bu yöntem ucuzdur ama kodun fotoğrafı çekilip evden okutulabildiği için tek başına güvenilir değildir; konum doğrulamasıyla birlikte kullanılmalıdır.
Statik QR ile dinamik QR arasındaki fark
Statik QR hiç değişmez. Personel kodunun ekran görüntüsünü bir arkadaşına gönderirse, arkadaşı onun yerine okutabilir. Bu, kartla yaşanan "başkası yerine okutma" sorununun aynısıdır.
Dinamik QR birkaç saniyede bir yenilenir ve her kod sadece bir kez kullanılabilir. Sunucu her okutmada kodun üretim zamanına bakar; süresi geçmiş ya da daha önce kullanılmış kodu reddeder. Böylece ekran görüntüsü birkaç saniye sonra işe yaramaz hâle gelir.
Kapıda neden tablet?
Girişe yerleştirilen bir Android tablet hem kodu okur hem de personele "Mesai başladı" gibi anında geri bildirim verir. Ayrı bir kart okuyucu veya parmak izi cihazı almaya gerek kalmaz. Dikkat edilecekler:
- Tablet panelden eşleştirilmeli ve bir lokasyona bağlanmalı; tanınmayan cihaz kayıt gönderememelidir.
- Tablet kiosk kipinde çalışmalı; personel başka uygulama açamamalıdır.
- Kalabalık vardiya değişimlerinde okuma hızı önemlidir; kod saniyeler içinde okunmalıdır.
Telefonu olmayan personel ne yapar?
Her personelin akıllı telefonu olmayabilir ya da telefonu bozulabilir, şarjı bitebilir. İyi bir sistem buna yedek yollar sunar:
- NFC kart: Tabletin kendi NFC okuyucusuyla kart okutulur.
- Kağıt QR: İK, personel adına süreli veya tek kullanımlık bir kod üretip kağıda basar.
- Geçici PIN: Kısa süreli bir şifreyle terminalden giriş yapılır.
Bütün bu yollar aynı puantaja düşer; manuel kayıt girmeye gerek kalmaz.
İnternet kesilirse ne olur?
Terminal internet bağlantısını kaybettiğinde okutmaları kendi hafızasında saklamalı ve bağlantı geri geldiğinde sunucuya göndermelidir. Okutmanın saati, gönderildiği an değil okutulduğu an olarak kaydedilmelidir.
Kurulum adımları
- Firma, lokasyon ve departmanları tanımlayın.
- Personel listesini Excel'den aktarın.
- Vardiya veya çalışma saatlerini girin.
- Girişe tableti yerleştirip panelden eşleştirin.
- Personele uygulamayı ve hesaplarını dağıtın; telefonu olmayanlara kart verin.
Küçük ve orta ölçekli bir işletmede bu adımlar genellikle tek günde tamamlanır.
Kart ve parmak izine göre farkı
QR kodlu sistem kart basma ve dağıtma maliyetini, parmak izinde ise biyometrik veri işlemenin getirdiği KVKK yükünü ortadan kaldırır. Dinamik kodla birlikte kullanıldığında "başkası yerine okutma" riski de büyük ölçüde azalır. Telefonu olmayanlar için kartın yedek olarak tutulması ise iki yöntemin avantajını birleştirir. Hukuki boyutu için PDKS yasal mı? rehberine bakabilirsiniz.